Après les médicaments, l’invalidité occupe le deuxième rang quant à l’augmentation des coûts d’assurance collective ces dernières années. Les coûts directs et indirects de l’absentéisme préoccupent, en effet, plusieurs promoteurs de régimes d’assurance collective.
Afin de mieux gérer les dossiers, hâter le retour au travail des employés et contrôler les coûts, vous devez mettre en place les règles simples suivantes :
1. Tenir une liste à jour des employés absents
Tout employeur devrait tenir à jour une liste des employés absents du travail (date d’invalidité, cas CSST ou SAAQ, assureur responsable, etc.). Cela semble évident, mais ce n’est pas toujours fait, surtout dans le cas d’une gestion des ressources humaines décentralisée. Pour gérer l’invalidité, il faut pouvoir la mesurer. Une telle liste s’impose donc pour suivre son expérience, mieux cibler les causes et les problèmes et établir un plan d’action lorsque nécessaire.
2. Prévenir plutôt que guérir
Les programmes de santé et mieux-être ayant la cote, beaucoup d’employeurs déploient de gros efforts pour les mettre en place. Voilà une excellente façon d’aider vos employés à améliorer leur santé. Le succès de ces programmes repose sur le soutien de la direction et sur des efforts concertés et soutenus. Pour plus d’information, consultez la norme « entreprise en santé », qui vous guidera dans l’implantation de votre programme.
La formation des gestionnaires sur la reconnaissance et la gestion des cas de santé mentale et la promotion du programme d’aide aux employés peuvent contribuer à éviter des absences ou à en réduire la durée. Consultez la « Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail » pour une série de mesures, d’outils et de ressources qui visent la promotion de la santé mentale des employés.
3. L’importance des premières semaines
Après quelques mois d’absence, la probabilité qu’un employé revienne au travail chute de 50 %. Le traitement rapide des cas et les programmes de réadaptation implantés tôt dans le processus auront donc un impact marqué sur le retour au travail de vos employés. Les entreprises dont les employés bénéficient de l’assurance emploi sont désavantagées à cet égard, puisqu’aucune gestion n’est faite avant que l’employé arrive en assurance salaire de longue durée.
4. La communication, c’est important
Plusieurs études ont démontré l’importance de garder contact avec un employé absent, afin de conserver le lien qui l’unit à son employeur et ses collègues de travail. Un employé parti durant plusieurs mois craindra moins son retour au travail s’il a eu des contacts fréquents avec son employeur (appel du gestionnaire, communications des RH, invitation au party de Noël, etc.).
Assurez-vous aussi que les canaux de communication soient bien ouverts entre gestionnaires et personnel RH au sujet des employés en invalidité. La coopération est nécessaire à tous les niveaux, tant pour identifier les cas que pour régler les problématiques et déployer les ressources en vue d’un retour au travail réussi.
Finalement, maintenez la communication avec l’assureur. Malgré la loi sur la confidentialité des informations, l’employeur a le droit de connaître plusieurs éléments indispensables à la gestion de ses effectifs : où en est le dossier, est-il accepté, refusé ou en suspens pour manque d’information? Quel est l’horizon de retour au travail et prévoit-on des limitations fonctionnelles? Un bon contact avec l’assureur peut même vous permettre de trouver des solutions créatives pour aider un employé.
5. Un retour en douceur
Les meilleures pratiques en gestion d’invalidité suggèrent un retour au travail progressif. La transition étant plus douce, l’employé dispose de plus de temps pour se réhabituer au rythme accéléré du marché du travail. Les assureurs accordent normalement une semaine de retour progressif pour chaque mois d’invalidité. Plus l’employé s’absente longtemps, plus il aura du mal à reprendre le rythme; un retour transitoire lui facilitera les choses. Prescrit par le médecin, le retour progressif est par la suite approuvé par l’assureur. Toutefois, l’employeur doit aussi être consulté afin de valider si cette situation est viable dans son environnement de travail. Des solutions créatives doivent alors être encouragées.
En conclusion
L’absentéisme coûte de plus en plus cher aux employeurs. Une gestion efficace de l’invalidité passe par la prévention, la réadaptation, la gestion de cas et les procédures de retour au travail. Téléchargez dès maintenant notre aide-mémoire sur la gestion de l’invalidité.
Louise Gagné a débuté sa carrière chez un assureur avant de travailler pendant plus de 15 ans dans une grande firme d’actuaire-conseil à titre de directrice en assurance collective. Louise détient le titre de Fellow de l’Institut canadien des actuaires. Au sein d’AGA assurances collectives depuis 2014, elle apporte du soutien technique, assume la responsabilité de la formation et de l’encadrement technique des courtiers et assure les activités de conseil auprès de la clientèle de grandes entreprises. Elle est aussi chargée de cours à l’UQAM.